Konieczność budowy nowych grobów, brak utwardzonych alei oraz zmieniające się przepisy regulujące funkcjonowanie cmentarzy, a przede wszystkim konieczność prowadzenia gospodarki odpadami, powoduje, że coraz trudniej zarządza się cmentarzem. Dlatego Rada Duszpasterska z Księdzem Proboszczem rozważyła przekazanie cmentarza w administrację profesjonalnej Spółce PONTES sp. z o.o. utworzonej przez Archidiecezję Lubelską między innymi do zarządzania cmentarzami.
Cmentarz będzie oczywiście nadal należał do Parafii, ale od chwili podpisania umowy, zarządzać nim będzie Spółka PONTES.
System do zarządzania cmentarzami został stworzony jako odpowiedź na problemy parafii w zarzadzaniu takimi jednostkami.
Przejęcie zarządu nad cmentarzem parafialnym zostanie sformalizowane za pomocą umowy dzierżawy, która przewiduje zakres odpowiedzialności stron; reguluje sposób prowadzenia i zakończenia współpracy.
Zgodnie z umową spółka weźmie na siebie wszystkie koszty związane z prowadzeniem cmentarza.
Nowy zarządca rozpocznie swoje zadania od geodezyjnej inwentaryzacji cmentarza, powstanie mapa, każdy grób będzie miał swój unikalny numer. Do parafialnej strony www zostanie podpięta ogólnodostępna wyszukiwarka osób pochowanych z mapą, zdjęciami grobów i wykazem pochowanych przypisanych do konkretnych grobów.
Do prowadzenia kancelarii, obsługi pogrzebów, segregacji śmieci i innych zadań zatrudnione zostaną dwie osoby. Ze względu na specyfikę pracy na cmentarzu na początku naturalnymi kandydatami do pracy będą osoby które do tej pory pracowały na cmentarzu.
Kolejne zadania to:
-Przeprowadzenie niezbędnych wycinek, dosadzeń oraz pielęgnacja drzew i niskiej zieleni.
-Wdrożenie segregowania śmieci. W wyznaczonych miejscach gromadzenia odpadów ustawione zostaną śmietniki, utworzony zostanie kompostownik.
-Sprzątanie cmentarza, likwidacja dzikich śmietników.
– Opieka nad zapomnianymi grobami.
Kancelaria cmentarza uruchomiona zostanie w pomieszczeniach parafialnych. Przez kancelarię będą przechodzić wszystkie sprawy klientów związane z cmentarzem, od pogrzebów, poprzez wszystkie remonty, przebudowy, budowy nowych grobów, prace kamieniarskie, aż po ekshumacje. Prawo do zarządzenia jakichkolwiek prac przy danym grobie będzie przysługiwać wyłącznie osobie, która po porozumieniu się z rodziną, czyli wszystkimi osobami uprawnionymi do grobu stanie się dysponentem.
Cmentarz pozostanie rynkiem otwartym dla wszystkich wykonawców prac zlecanych przez dysponentów. Jedynym warunkiem jednakowym dla wszystkich będzie podpisanie umowy z zarządem cmentarza o wzajemnym respektowaniu praw stron i osób trzecich.
Respektowane będą wszystkie nabyte prawa, w szczególności potwierdzone pokwitowaniami wystawionymi dotychczas przez kancelarię parafialną.
Nowy zarządca zajmie się również zabytkami. Na początek powstanie szczegółowa kwerenda.
Za wszystkie przyjęte opłaty wystawione zostaną faktury VAT.
Prowadzenie cmentarza oparte jest o następujące dokumenty:
- Regulamin cmentarza.
- Oświadczenie o prawie do grobu.
- Oświadczenie RODO.
- Klauzula RODO.
- Umowa kamieniarska.
- Regulamin wykonywania prac kamieniarskich.
Wymienione dokumenty opracowano na podstawie Ustawy o Cmentarzach i Chowaniu Zmarłych.